11種能讓工作效率提高10倍的基本函數

Excel中預備了應對所有運算的多種多樣的函數，但許多函數對于大多數人來說都是使用頻率很低的函數，不過，今天職場君傳授的11個函數，可是我們經常在工作中用到的，學會了，一定以讓你的工作效率提高10倍！開心不？！

務必掌握的11個函數

上述的11種基本函數，每一種都確實非常基本，因此可能有人“全部都見過”，但可能有人對部分函數的使用方法也不太了解，下面職場君將一一解釋說明。

求和用SUM函數

SUM函數是一種對指定單元格區域進行求和的函數。它是Excel中具有代表性的函數，想必知道的人非常多。

SUM函數的基本格式=SUM（單元格區域）在顯示和值的單元格輸入“SUM()”，在括號內指定計算對象單元格區域（函數中所指定的單元格區域或條件叫作“參數”）。在單元格區域內拖動鼠標，就會像“A1:A3”這樣，將單元格編號（單元格區域的開始和結束）以“:”（冒號）連接的形式，輸入到參數單元格區域（區域指定方式）。

另外，要單獨指定多個單元格時，要在按下 Ctrl 鍵的同時依次點擊對象單元格。這樣，就會像“A1,A3”這樣，單獨的單元格地址將會以“,”隔開輸入（單獨指定方式）。單元格地址、冒號、逗號也可以用鍵盤直接輸入。單元格區域指定以后，按下Enter鍵就會顯示出和值了。

SUM函數的使用頻率很高，如果能夠掌握它的快速輸入方法就可以提高作業效率。下面列舉了3種代表性的輸入方法。

①點擊[公式]選項卡的[自動求和]按鈕

②使用快捷鍵 Alt + = 進行輸入

③輸入“=su”，從顯示出的候選函數中進行選擇

計算出單元格區域內的最大值/最小值

求特定單元格區域內的最大值用MAX函數，求最小值用MIN函數。

=MAX(單元格區域)

=MIN(單元格區域)

MAX函數和MIN函數都可以通過兩種指定方式來指定單元格區域。即“A1:A10”這種用“:”連接首尾單元格的區域指定方式以及“A1,A5”這種用“,”隔開并列出各單元格區域的單獨指定方式。當然也可以兩者并用。

顯示氣溫的最高值與最低值

把不合理的數值轉換為正常值——ROUND函數

在財務的各種表中，商品數量、價格、店鋪數、人數等值中是絕對不會帶有小數點的。大家所處理的數據中肯定也有“不帶小數點的值”。但是，對這些值進行類似“前年比1.5倍”、“70%OFF”這樣的估算后，有時結果也會出現帶小數點的值。此時，可以使用ROUND函數，將值四舍五入到任意位數。

=ROUND(單元格區域，位數)

“單元格區域”用于指定四舍五入對象的單元格區域，可以指定為算式。“位數”用于指定小數點后的位數。如果是四舍五入到小數點后1位，就指定為“1”。如果是四舍五入到小數點后2位，就為“2”。如果是四舍五入到小數點以后，就指定為“0”。

變更發生錯誤時的顯示內容——IFERROR函數

有的函數或公式會由于沒有輸入數據而導致報錯。例如，從經費和銷售數量的實績表中計算每臺所用的經費，算法為“經費÷銷售數量”，如果“銷售數量”單元格中沒有輸入數據（空白），那么單元格中將會顯示出“#DIV/0”（除數為0錯誤）。

如果所有看這個表格的人都對Excel的操作很熟悉，那么這樣的錯誤信息也無妨，但是如果看表格的人對Excel并不熟悉，那么這樣的錯誤信息就讓人感到很陌生了。此時，推薦使用IFERROR函數來把錯誤提示改為讓人一看便知的內容。

=IFERROR(單元格區域,報錯時所顯示的文字)

根據計算結果變更顯示內容——IF函數

如何寫“邏輯表達式”是關鍵，“年齡在20歲以上”、“居住地在東京”，根據這樣的“條件”來切換顯示單元格中所顯示的值時，要用到IF函數。

IF函數可根據所指定的邏輯表達式的計算結果，將兩種顯示內容中的其中一種顯示到單元格中。

=IF(邏輯表達式，為TRUE時的顯示內容,為FALSE時的顯示內容)

使用I F函數時的關鍵是“邏輯表達式”。所謂邏輯表達式，就是使用“=”、“<”、“>”這些用于進行比較的符號（運算符）所進行的提問。

例如，“A1=10”這個邏輯表達式，是對“單元格A1的值是否等于數值10”所進行的提問。當該表達式成立時，也就是單元格A1的值等于10時，計算結果為“TRUE”（正確），IF函數將會顯示第二參數中所指定的“為TRUE時的顯示內容”。另外，當單元格A1的值不為10時，則計算結果為“FALSE”（錯誤），IF函數將會顯示第三參數中所指定的“為FALSE時的顯示內容”。

可在邏輯表達式中進行指定的比較運算符如下表所示，以及什么時候為TRUE都可從下表中獲知。

通過IFERROR函數設置了報錯時所顯示的值

按月計算出每日銷量總數——SUMIF函數

在進行銷售管理或者庫存管理、商品企劃等時，有時會使用到對各銷量按日期順序羅列出的數據一覽來計算某個時期的總數，比如按周或按月。

這種情況下使用SUMIF函數是極為方便的。正如其名，SUMIF函數是將SUM函數和IF函數組合后的函數，使用SUMIF函數，可以計算出只滿足特定條件的值的總和。例如，對“6月的銷售數量”、“在東京的銷售金額”、“各店鋪的銷售金額”等簡單就能完成總數的計算。

對只符合多個條件的數據求和——SUMIFS函數

在數據求和或者數據分析、市場營銷研究等工作中，SUMIFS函數是最重要的函數之一。熟練使用之后，可以極大提高數據求和的速度。

使用SUMIFS函數，可以對只滿足多個條件的值進行求和，如SUMIF函數中只可以指定一個用于限定求和區域的條件式，而SUMIFS函數可以指定的條件式多達127個。

從這點看來，SUMIFS函數可以說是SUMIF的上級函數。

=SUMIFS(求和對象區域,條件區域,條件1,條件區域2,條件2……)

下表中，使用SUMIIFS函數，從一覽表中對“商品名為臺式機PC”并且“店鋪為東京總店”的銷售總數進行了計算，利用SUMIFS函數，對只滿足“商品名為臺式機PC”并且“店鋪為東京總店”這兩個條件的數據進行“銷售數量”的求和。實際上就是根據單元格H4、H5的值來變換求和對象。

首先指定求和對象區域

成對指定條件區域和條件

指定第二對條件區域和條件。之后，只要指定條件數量，成對創建即可

從所有的調查問卷回答者中計算出男女人數——COUNTIF函數

對“男性/女性”、“出席/缺席”這種只具有限定種類的值的單元格進行計數時，可使用COUNTIF函數。COUNTIF函數是對滿足特定條件的單元格進行計數的函數。

=COUNTIF(區域,條件)

在“區域”中指定作為處理對象的單元格區域（將哪個單元格區域作為計數的對象）。另外，在“條件”中指定用于對數據進行計數的條件。

對滿足多個條件的數據進行計數——COUNTIFS函數

對滿足多個條件的單元格進行計數可使用COUNTIFS函數。使用該函數，可指定的“用于限制計數對象的條件”最多可達127個，而COUNTIF函數只可以指定一個。從這點上來講COUNTIFS函數可以說是COUNTIF函數的上級函數。

=COUNTIFS(計數條件區域1,計數條件1,計數條件區域2,計數條件2……)

下圖中，使用COUNTIFS函數對如下數據進行了計數。

? 商品名為“臺式機PC”，對象店鋪為“東京總店”的銷售數量

? 商品名為“平板電腦”，對象店鋪為“東京總店”的銷售數量

? 商品名為“PC用桌”，對象店鋪為“東京總店”的銷售數量

指定 “商品名”、“店鋪”這兩列的值和條件，就可以對對象數據完成計數了。

從產品編號中提取產品名和產品金額——VLOOKUP函數

使用VLOOKUP函數，可以實現像查找結構。

=VLOOKUP(要查找的值,區域,列編號,FALSE)

為第一個參數“要查找的值”指定查找鍵，如商品ID等，為第二個參數“區域”指定輸入了主數據的單元格區域。然后，為第三個參數“列編號”指定“顯示主數據的第幾列的值”。第四個參數可以指定數據的查找方法，通常在表查找指定為“FALSE”即可。

只用文字說明可能不太好懂，我們來看一個具體的示例。下圖中，將單元格B5中所輸入的值（商品ID）作為查找key，查找主數據（單元格區域B13:D17），查找表中相應的商品名（第二列）和單價（第三列）。

在付款通知單中自動輸入下月的最后一天進行計數——EOMONTH函數

向客戶請款時，很多時候會有“簽約當月的月末付款”、“次月末付款”、“下下月末付款”。其中“月末”日期使用EOMONTH函數就可以簡單顯示出來。

=EOMONTH(開始日期,月數)

EOMONTH函數中，為第一個參數指定“起算開始日期”，為第二個參數指定“是要求開始日期后幾個月后的月末日呢”，通過月數來指定。指定為“0”的話就是當月月末，指定為“-1”的話就會顯示上個月的月末。

用EOMONTH函數計算下月末的日期

《Excel最強教科書》

《孫子兵法》有云：將莫不聞，知之者勝，不知者不勝。這同樣也適用于職場成功法則，熟練使用Excel的職員和普通職員在工作效率和工作質量上可謂天壤之別。做同樣的工作，有的人用5個小時，而有的人10秒就完成了。這并不是夸大其詞，日本Excel研修講師藤井直彌的真《Excel最強教科書》中所講解的Excel商務實用辦公技巧，不僅能幾十倍地提高工作效率，還能大幅度減少輸入錯誤和計算錯誤，問世兩年印刷21次！

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